Pozor na chyby v náboru: Do kdy a jak odpovídat uchazečům

Dobře načasovaná a formulovaná komunikace s uchazeči je důležitá také kvůli budování vaší značky zaměstnavatele a zajištění spokojených kandidátů. Ať už jsou úspěšní, nebo jste se rozhodli je z výběrového řízení vyřadit.

1. Potvrzení přijetí životopisu

Po obdržení životopisu je důležité potvrdit jeho přijetí co nejdříve, ideálně do 24 hodin. Toto potvrzení může být automatické, ale je vhodné ho doplnit krátkou poznámkou, která uchazeče informuje o dalším postupu a přibližném termínu vašeho rozhodnutí. Například:

Jak nabrat dobré lidi? Dostávejte tipy pravidelně

Zjistěte, co jiným funguje

Přilákejte ty pravé

Max 1 e-mail týdně

Chci tipy zdarma

Své údaje máš v bezpečí. Zobrazit více

"Děkujeme za Váš zájem o pozici [název pozice] v naší společnosti. Váš životopis a další dokumenty k nám v pořádku dorazily. Během následujících dvou týdnů od nás můžete očekávat odpověď, zda postupujete do dalšího kola.”

2. Pozvánka do druhého kola 

Lhůtu, kterou jste slíbili, je důležité dodržet. Dva týdny jsou optimální proto, aby kandidát neztratil naději na přijetí a zájem o pozici. Pokud mu nemůžete rozhodnutí o jeho postupu či zamítnutí sdělit ve slíbeném termínu, není to sice „značka ideál“, ale ještě pořád máte šanci udržet si ho, pokud mu v avizované lhůtě dáte alespoň vědět, že se rozhodnutí posouvá a o kolik dní. Potom je už opravdu nutné poslat jasné ano nebo ne. 

3. Odpověď uchazečům po pohovoru

Těm, kteří postupují dál

Pokud uchazeč uspěl a bude pokračovat v dalším kole, případně byl rovnou vybrán, je vhodné ho informovat do tří až čtyř dnů po pohovoru, do týdne nejpozději. Sdělení by mělo zahrnovat detaily o dalším postupu a termínech následujících kroků. 

Uchazeči, kteří neuspěli

Také kandidátům, kteří nebyli vybráni, je důležité odpovědět včas. Ideální lhůta pro zpětnou vazbu je do týdne až deseti dnů po pohovoru. Ať už zvolíte telefonickou odpověď, nebo e-mailovou, měla by být zdvořilá, stručná a měla by zahrnovat důvod, proč nebyl uchazeč vybrán. Pokud přidáte, co se vám na uchazeči naopak líbilo, povzbudíte ho a motivujete pro případnou účast v některém příštím výběrku. Například:

„Děkujeme za Váš čas a úsilí, které jste věnovali pohovoru na pozici [název pozice]. Rozhodli jsme se nicméně pro jiného kandidáta, který lépe vyhovuje našim aktuálním potřebám. V každém případě jsme ocenili Vaše zkušenosti x,y a tyto vaše silné stránky: a, b, c. V budoucnu bychom Vás proto rádi informovali o dalších možnostech práce u nás.“

3. Jaký tón zvolit

Forma komunikace se může lišit v závislosti na pozici a fázi náboru. Pro stručné odmítnutí nebo potvrzení postupu do dalšího kola se hodí krátký telefonát nebo e-mail. Uchazečům na vyšší nebo techničtější pozice, případně těm, kteří absolvovali testy odbornosti, je lepší poslat obsáhlejší zprávu. Ta by měla zahrnovat detailnější zpětnou vazbu od hodnotitelů. Takových uchazečů už by nemělo být mnoho. 

4. Zásady komunikace s neúspěšnými kandidáty

1. Upřímnost a respekt: Buďte zdvořilí a oceňte čas a úsilí uchazeče.
2. Konkrétní zpětná vazba: Poskytněte důvody, proč nebyl uchazeč vybrán.
3. Pochvala a ocenění: Zaznamenejte aspekty, které se vám na uchazeči líbily.
4. Nabídka budoucích možností: Pokud je to vhodné, vyzvěte uchazeče, aby sledoval vaše budoucí nabídky práce.

Rada na závěr

Nezapomínejte uvádět při komunikaci kontakty na osoby, na které se mohou zájemci obrátit, kdyby jim nebylo něco jasné. Pokud s kandidáty mluvíte telefonem, na závěr se ujistěte, že všemu rozuměli. Přece jenom lidé na druhé straně bývají nervózní a v takovém rozpoložení mohou mít problémy si důležité věci zapamatovat.  

Jaro je tady a s ním nutnost nabrat posily? Inzerujte v aplikaci Práce za rohem. Je to snadné, rychlé a přehledné.