RECEPČNÍ/ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNICE

RECEPČNÍ / ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNICE

Baví Vás organizace, administrativa a komunikace s lidmi?

Máte ráda pořádek, umíte si poradit s více úkoly najednou a těší Vás, když věci fungují tak, jak mají?

Jste člověk, který si samostatně všímá věcí, které je potřeba zařídit a zajistí, aby se u nás návštěva cítila vždy vítaná?

Tak to bychom si mohli rozumět…

Koho hledáme?

• Spolehlivou a samostatnou kolegyni, která bude zajišťovat každodenní chod recepce a kanceláře našeho architektonicko-projekčního ateliéru v centru Prahy.
• Organizačně zdatnou osobnost, která si umí stanovit priority, dotahuje úkoly do konce a dokáže efektivně koordinovat různorodou agendu.
• Člověka s příjemným a profesionálním vystupováním, který bude prvním kontaktem pro návštěvy, obchodní partnery i kolegy.
• Kolegyni, kterou baví administrativa a která se nezalekne pestré práce sahající od komunikace s dodavateli a správou kanceláře až po podporu vedení společnosti.
• Parťačku, která dokáže samostatně řešit provozní záležitosti, komunikovat se servisními firmami, správcem budovy i externími dodavateli.
• Pečlivého člověka se smyslem pro detail, který udrží pořádek v dokumentech, evidencích, termínech i každodenním provozu kanceláře.
• Osobnost, která chápe, že dobře fungující recepce a kancelář jsou důležitou součástí úspěchu celé firmy.
• Parťačku, která s námi bude ráda sdílet nejen pracovní dny, ale i společné firemní snídaně, teambuildingy a další neformální setkání.
• Minimálně SŠ vzdělání s maturitou.
• Dobrou uživatelskou znalost práce na PC:
• Microsoft Word (tvorba a úpravy dokumentů, formátování textů)

Microsoft Excel (základní práce s tabulkami)
Microsoft PowerPoint (základní tvorba prezentací)
Outlook (e-mailová komunikace a organizace schůzek)
Microsoft Teams (základní uživatelská znalost)

Co u nás budete dělat?

Provoz recepce a kanceláře

• Zajišťovat každodenní provoz recepce a být prvním kontaktním místem pro návštěvy, klienty i obchodní partnery.
• Vyřizovat telefonickou a e-mailovou komunikaci, přijímat a odesílat poštu a zásilky.
• Evidovat a administrativně zpracovávat zásilky a související dokumentaci.
• Připravovat zasedací místnosti na jednání a zajišťovat občerstvení pro návštěvy i interní schůzky.
• Starat se o plynulý chod kanceláře, kuchyněk a společných prostor ve dvou podlažích.
• Komunikovat se servisními firmami, dodavateli, správcem budovy a zajišťovat potřebné opravy, revize a servisní zásahy.
• Objednávat a spravovat kancelářské, provozní a úklidové potřeby a hlídat jejich dostatečné zásoby.
• Organizovat firemní snídaně a další interní akce z provozního hlediska.
• Zajišťovat drobnou provozní administrativu spojenou s fungováním kanceláře.

Administrativní podpora společnosti

• Připravovat, upravovat a aktualizovat dokumenty, šablony a podklady dle pokynů vedení.
• Evidovat kontakty a aktualizovat interní databáze a přehledy.
• Podílet se na administrativě spojené s nástupy a odchody zaměstnanců.
• Zajišťovat tisk, kopírování, skenování a archivaci dokumentů.
• Pomáhat při přípravě podkladů pro veřejné zakázky a další firemní agendu.
• Správa vozového parku a firemní podpora (cca 10 %)
• Evidovat firemní vozidla a hlídat termíny pravidelných servisů a kontrol.
• Zajišťovat administrativu související s provozem vozového parku.
• Podporovat organizaci firemních akcí, teambuildingů a interních setkání.
• Plnit další administrativní a organizační úkoly dle zadání nadřízeného.

Co Vám nabízíme?

• Stabilní zaměstnání v renomovaném architektonicko-projekčním ateliéru.
• Moderní kanceláře v centru Prahy.
• Pestrou a různorodou práci, kde žádný den není stejný.
• Přátelské prostředí a tým lidí, kteří si vzájemně pomáhají.
• Důkladné zaškolení a podporu při zapracování.
• Možnost dlouhodobé spolupráce.
• Odpovídající finanční ohodnocení.
• Firemní akce, společné snídaně a příjemnou atmosféru v kanceláři.
• Nástup: co nejdříve

Práce je na částečný úvazek, v režimu Po - Čt, 4 - 7 hodin denně

Varianta 1.: pro jednoho člověka, který bude pracovat 4 dny v týdnu od 8:00 do 15:00 hod., vždy Po - Čt

Varianta 2.: dvě studentky VŠ, které se budou na pracovišti střídat v režimu každá 2 celé dny nebo každá 4 půldny v týdnu, vždy PO - Čt

Pracoviště je v 5. patře bez výtahu.

Pokud máte o pozici zájem, pošlete nám svůj životopis s průvodním dopisem, do kterého uvedete režim, který by Vám z nabízených variant vyhovoval nejvíc. Děkujeme.