Asistent/ka jednatele – administrativa, koordinace a follow-up

Asistent/ka jednatele – administrativa, koordinace a follow-up
Poloviční úvazek | Praha 1 - Muzeum | ACT / Taggart

Hledáme spolehlivého a pečlivého člověka, který pomůže jednateli s administrativou, koordinací úkolů, dodavateli, předvýběrem uchazečů a každodenním follow-upem.

Nejde o reprezentativní pozici „asistentky na oko“. Hledáme člověka, který umí věci dotahovat, hlídat termíny, připravovat podklady, komunikovat s lidmi a převezme operativní agendu a pomůže nám nastavit systém. Hledáme někoho, kdo těmto procesům vtiskne řád, aby se vedení firmy mohlo plně věnovat jejímu strategickému rozvoji.

Co budete dělat

Vaší hlavní rolí bude optimalizace a správa opakujících se procesů. Cílem je zefektivnit administrativu tak, aby fungovala hladce a předvídatelně s jasně nastavenými měřitelnými výstupy. Pozice je vhodná pro člověka, který hledá osobní spolupráci v kanceláři, ne vzdálenou administrativní práci z domova.

Konkrétně půjde hlavně o:

• hlídání termínů, úkolů a otevřených závazků,
• přípravu podkladů pro rozhodnutí,
• komunikaci s dodavateli,
• poptávky, urgence a porovnávání nabídek,
• evidenci rozpracovaných věcí,
• standardizace zadání a tvorba přehledných úkolů pro tým / dodavatele
• kontrolu, zda lidé dodali to, co slíbili,
• jednoduché administrativní úkony,
• osobní a organizační administrativu jednatele podle domluvy,
• přípravu krátkých shrnutí: co je hotové, co čeká, kde je problém a kde je potřeba rozhodnutí.

Cílem není, abyste jen přeposílal/a zprávy. Cílem je, abyste pomohl/a držet věci pod kontrolou a dotahovat je do konce.

Koho hledáme

Hledáme člověka, který je:

• velmi pečlivý,
• samostatný v rámci zadaných priorit
• spolehlivý,
• organizačně schopný,
• rychlý v komunikaci,
• důsledný v follow-upu,
• schopný pracovat s checklisty, tabulkami a úkoly,
• slušný, ale ne pasivní při urgencích,
• schopný přijít nejen s problémem, ale i s návrhem řešení.

Důležitější než titul je pro nás přístup, přesnost a schopnost dotahovat věci.

Co od Vás očekáváme

• dobrou znalost práce na PC,
• jistotu v e-mailové komunikaci,
• schopnost psát stručně, věcně a srozumitelně,
• základní práci s Google dokumenty / tabulkami. Excel a MS Office,
• schopnost udržovat pořádek v úkolech a termínech,
• diskrétnost,
• ochotu učit se interní systém a firemní procesy.

Výhodou je zkušenost z administrativy, asistentské pozice, back office, provozní koordinace nebo zákaznické podpory.

Co nabízíme

• práci na poloviční úvazek,
• stabilní zázemí firmy v oblasti autopůjčovny a fleet managementu,
• různorodou práci s reálným dopadem,
• přímou spolupráci s jednatelem,
• možnost postupně převzít více odpovědnosti,
• jasně definované úkoly a očekávání,
• prostor pro člověka, který má rád pořádek, systém a dotahování věcí.

Jak poznáme, že jste úspěšný/á

Po prvních týdnech by mělo být vidět, že:

• část administrativních úkolů už nejde přes jednatele,
• otevřené závazky jsou evidované a hlídané,
• dodavatelé jsou urgováni včas,
• podklady jsou připravené předem,
• opakované úkoly mají jasný postup,
• agendě jste dali jasnou strukturu a jednatel dostává přehledná shrnutí a připravené varianty řešení.

Místo a forma práce:

• Práce probíhá pouze osobně na centrále v Praze 1, ve výborné dopravní dostupnosti – v docházkové vzdálenosti od metra Můstek, Muzeum a Hlavního nádraží. Home office u této pozice není možný, protože role vyžaduje každodenní kontakt s jednatelem, týmem, podklady a provozem firmy.
• Forma spolupráce: poloviční úvazek
• Nástup: dle dohody

Jak se přihlásit

Pošlete nám životopis a odpovědi na otázky:

1. Jaké nástroje používáte pro evidenci úkolů, termínů nebo poznámek?
   
2. Proč si myslíte, že byste byl/a vhodný/á právě pro roli, kde je důležitá pečlivost, follow-up a dotahování věcí?
3. Popište konkrétní situaci, kdy jste musel/a hlídat více úkolů, termínů nebo lidí najednou. Jak jste si v tom udržel/a pořádek?
4. Co uděláte, když dodavatel nebo kolega opakovaně nedodá slíbený podklad včas?
5. Jak byste postupoval/a v situaci, kdy potřebujete urgentně posunout projekt/úkol dál, ale z objektivních důvodů Vám k němu v danou chvíli chybí část vstupních informací?