Hledáme posilu na pozici Assistant / Deputy Office Manager

Staňte se klíčovou oporou naši Office Managerky a zajistěte plynulý chod kanceláře!

Do našeho týmu hledáme spolehlivou a samostatnou osobnost, která miluje organizaci, umí rychle reagovat a baví ji role „pravé ruky“ vedení i kolegů napříč firmou. Stanete se důležitou součástí kanceláře, primárně na zasedacím patře, kde zajistíte hladký administrativní i provozní chod.

Co u nás budete dělat?

🛠️ Technicko‑administrativní agenda

• Administrativní podpora vedení a jednotlivých oddělení.
• Příprava podkladů, dokumentů a zápisů z porad.
• Vedení měsíčních reportů (zasedací místnosti, služební cesty, Shell reporting) a předávání podkladů finančnímu a mzdovému oddělení.
• Tvorba statistik, reportů a prezentací.
• Vyřizování korespondence a správa emailové komunikace.
• Obsluha kancelářské a prezentační techniky.
• Aktualizace interních procesů a manuálů, případně tvorba nových.
• Koordinace a dohled nad velkými interními i externími akcemi.

🗂️ Organizační a recepční agenda

• Správa rezervací schůzek a zasedacích místností, včetně jejich přípravy.
• Plánování směn týmu a řešení ad hoc změn.
• Komunikace s klienty a návštěvami – osobně i telefonicky.
• Koordinace pravidelného servisu (úklid, facility, technické služby).
• Péče o hosty: občerstvení, Wi‑Fi přístupy, taxi, restaurace, podpora během jednáních.

☕ Provozní podpora

• Zajištění chodu kuchyňky a cateringu pro zasedací místnosti.
• Kontrola, doplňování a objednávky kancelářských i kuchyňských potřeb.
• Spolupráce na inventurách a podpora administrativních procesů.
• Zastupování Office Managera v době jeho nepřítomnosti.

Koho hledáme?

Hledáme člověka, který se dokáže orientovat v dynamickém prostředí, má přirozený organizační talent a baví ho být středobodem kanceláře.

✔️ Ideální kandidát/ka:

• je spolehlivý/á, samostatný/á a umí si efektivně plánovat práci,
• má rád/a administrativu a práci s dokumenty, tabulkami i prezentacemi,
• má oko pro detail a zvládá mít pod kontrolou více úkolů najednou,
• působí profesionálně při komunikaci s kolegy, vedením i návštěvami,
• dokáže převzít zodpovědnost a fungovat jako „pravá ruka“,
• má dobrou znalost MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook),
• ovládá češtinu na výborné úrovni a angličtinu alespoň komunikativně.

✔️ Výhodou:

• praxe na podobné pozici (administrativa, office management, eventy),
• zkušenost s koordinací lidí nebo směn,
• chuť zlepšovat procesy a aktivně posouvat fungování kanceláře.

Co nabízíme my?

• 5 týdnů dovolené
• 3% příspěvek na doplňkové penzijní spoření
• program nadstandardní zdravotní péče
• služební telefon pro soukromé účely + výhodný program pro rodinné příslušníky
• zvýhodněné stravování ve firemní restauraci a kavárně
• firemní fitness centrum a lekce jógy přímo v budově
• MultiSport karta
• nákup pohonných hmot za zvýhodněné ceny
• nákup výpočetní techniky za zvýhodněné ceny
• a řada dalších zaměstnaneckých výhod