Back office manažer/ka

Do týmu AMPI hledáme člověka, který převezme každodenní administrativní zázemí organizace – od personálních dokumentů přes faktury a podklady pro účetnictví až po smlouvy, datovou schránku a provoz kanceláře.

Hledáme někoho, kdo má rád pořádek v dokumentech a procesech, dokáže si svou práci samostatně zorganizovat a hlídá, aby důležité administrativní úkoly nezůstávaly nedokončené. Potřebujeme člověka, který si umí aktivně vyžádat chybějící podklady a nemusí čekat na zadání každého jednotlivého kroku.

Pozice je vhodná pro někoho, koho baví být spolehlivým administrativním zázemím týmu a udržovat věci v chodu.

Nabízíme pracovní poměr v rozsahu 0,5–0,7 úvazku podle zkušeností, možností a preferencí vybraného člověka.

Co vás čeká
Budete zajišťovat každodenní administrativní chod organizace a spolupracovat s vedením AMPI, kolegy odpovědnými za provoz a finance, projektovými týmy a externí účetní.

Agendu vám budeme předávat postupně.

Personální administrativa
Budete:

• připravovat, evidovat a ukládat pracovní smlouvy, DPP, dodatky a další personální dokumenty,
• udržovat přehled o zaměstnancích a externích spolupracovnících, jejich úvazcích a platnosti dokumentů,
• připravovat podklady pro mzdy a kontrolovat jejich úplnost,
• evidovat pracovní dobu a související podklady,
• administrativně zajišťovat nástupy a odchody zaměstnanců a externích spolupracovníků,
• hlídat termíny povinných školení, například BOZP a PO,
• poskytovat administrativní podporu při výběrových řízeních a komunikaci s uchazeči,
• hlídat podpisy, termíny a úplnost personální dokumentace.
• Finanční administrativa

Součástí vaší práce bude:

• evidence přijatých a vydaných faktur, účtenek a dalších účetních dokladů,
• kontrola úplnosti dokladů a jejich správného přiřazení k projektům a činnostem,
• dohledávání chybějících dokladů a údajů,
• příprava podkladů pro externí účetní a běžná komunikace s účetní,
• evidence pokladny a pokladních dokladů,
• příprava schválených plateb a vedení přehledu o jejich stavu,
• kompletace účetních dokladů pro projektová vyúčtování, kontroly a audity.
• Smlouvy, dokumenty a provoz kanceláře

Budete také:

• spravovat datovou schránku a předávat zprávy odpovědným kolegům,
• evidovat smlouvy, zajišťovat jejich podpisy a ukládat finální verze,
• zajišťovat příjem, evidenci a odesílání pošty,
• udržovat pořádek ve sdílených složkách a administrativních dokumentech,
• vést základní provozní evidenci,
• objednávat kancelářské a provozní potřeby,
• poskytovat běžnou administrativní podporu týmu.
• Důležitou součástí pozice je také hlídání celého administrativního systému. Budete udržovat přehled o termínech a rozpracovaných úkolech, kontrolovat, zda byly dokumenty podepsány, odeslány a správně uloženy, a aktivně připomínat chybějící podklady.

Očekáváme také, že budete postupně pomáhat administrativu zpřehledňovat – například pomocí jednoduchých tabulek, vzorů, přehledů a checklistů – a upozorníte na opakující se problémy nebo rizika.

Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít
Hledáme člověka, který:

• má zkušenost s kancelářskou, personální nebo finanční administrativou,
• orientuje se v práci s fakturami, účetními doklady, smlouvami a evidencemi,
• dobře ovládá tabulkové nástroje a prostředí Google Workspace,
• má výbornou češtinu a dokáže srozumitelně komunikovat písemně i ústně,
• pracuje pečlivě, systematicky a umí dotahovat úkoly,
• dokáže si samostatně organizovat opakující se administrativní práci a hlídat termíny,
• umí aktivně dohledávat chybějící informace a podklady,
• zachází diskrétně s osobními, personálními a finančními údaji,
• dokáže rozpoznat, co může vyřešit samostatně a co už vyžaduje rozhodnutí odpovědného kolegy nebo vedení.

Hledáme člověka, který se nebojí ozvat, když něco chybí, a dokáže si administrativní agendu skutečně převzít za svou.

Výhodou bude, pokud budete umět
Oceníme, pokud máte:

• zkušenost s pracovními smlouvami, DPP, dodatky a další personální dokumentací,
• zkušenost s přípravou podkladů pro mzdy,
• zkušenost s fakturačním nebo účetním systémem,
• zkušenost s komunikací s účetními, úřady nebo institucemi,
• zkušenost z neziskové, projektové nebo menší organizace,
• základní orientaci v pracovněprávní a účetní administrativě.

Nemusíte splňovat všechno. Důležitá je pro nás především spolehlivost, pečlivost, samostatnost a schopnost udržet administrativu organizace v pořádku.

Co vám můžeme nabídnout
Nabízíme pracovní poměr v rozsahu 0,5–0,7 úvazku. Konkrétní rozsah nastavíme podle zkušeností, možností a preferencí vybraného člověka.

Mzda vychází z částky od 39 000 Kč hrubého při plném úvazku, tedy:

při úvazku 0,5 od 19 500 Kč hrubého měsíčně,
při úvazku 0,7 od 27 300 Kč hrubého měsíčně.
Konkrétní výši mzdy stanovíme podle rozsahu úvazku a zkušeností.

Dále nabízíme:

25 dnů dovolené,
4 sick days ročně,
stravenkový paušál,
příspěvek na telefon,
podporu dalšího vzdělávání,
při úvazku vyšším než 0,5 možnost částečné práce z domova u činností, které to umožňují,
kancelář v centru Prahy u metra Náměstí Republiky,
možnost využití firemní školky.
Pracovní dobu rozložíme do pravidelných pracovních dnů podle dohody tak, aby byla během týdne zajištěna dostupnost administrativní podpory. Vzhledem k charakteru pozice je její podstatná část spojená s přítomností v kanceláři.

Nástup
Předpokládaný nástup je 1. listopadu 2026, při vzájemné dohodě je možný i dřívější nástup.

Pokud jste pro nás ten správný člověk, ale můžete nastoupit až později, určitě se nám také ozvěte.