Specialista/ka administrativní podpory vedení

Hledáme zkušenou a profesionální osobnost, která se stane spolehlivou oporou sekce a zajistí hladký chod každodenní administrativní i organizační agendy. Nehledáme pouze administrativní podporu, ale člověka, který dokáže samostatně koordinovat svěřené činnosti, efektivně pracovat s prioritami a být důležitou součástí fungování vedení i celého týmu.

Tato role je ideální pro kandidátku či kandidáta, kteří mají přirozený organizační talent, vysokou míru odpovědnosti a profesionální vystupování. Oceníme schopnost pracovat systematicky, zachovat si přehled i v dynamickém prostředí a aktivně přispívat k efektivnímu fungování přidělené sekce.

Čeká Vás různorodá agenda zahrnující koordinaci klíčových aktivit, komunikaci napříč společností, organizaci pracovních cest, jednání i interních akcí a spolupráci s odbornými týmy
v prostředí moderních technologií, výzkumu a strategických projektů.

Pokud hledáte stabilní a respektované pracovní prostředí, ve kterém jsou profesionalita, samostatnost, diskrétnost a kvalitně odvedená práce skutečně oceňovány, rádi Vás poznáme.

Co konkrétně budete dělat

• zajišťovat komplexní asistentskou a administrativně-organizační podporu ředitele sekce, správu kalendáře, plánování jednání a organizaci tuzemských i zahraničních služebních cest[LS1]
• zabezpečovat kompletní administraci služebních cest zaměstnanců přidělené sekce (rezervace dopravy a ubytování, kontrola podkladů k vyúčtování, evidence a archivace dokumentace)
• organizačně připravovat a koordinovat porady, workshopy, konference a další interní i externí akce, včetně přípravy podkladů a zpracování zápisů z jednání
• zajišťovat správu docházkové agendy zaměstnanců sekce a koordinaci evidence pracovních výkazů v elektronickém podpisovém systému
• administrativně zajišťovat návštěvy, vstupy do areálu a proces vystavování identifikačních karet pro zaměstnance i externí osoby
• koordinovat provoz a administrativní zajištění zasedacích místností a souvisejícího zázemí vedení sekce
• podílet se na organizaci a administrativní koordinaci inventarizace majetku
• spolupracovat napříč organizační strukturou společnosti

Klíčové dovednosti a zkušenosti

• SŠ/VŠ vzdělání
• výborné organizační a koordinační schopnosti, schopnost efektivně prioritizovat úkoly
• a pracovat s více agendami současně při zachování vysoké kvality výstupů
• samostatnost, vysoká míra odpovědnosti, pečlivost a důslednost při práci s administrativními podklady, daty i interní dokumentací
• proaktivní přístup, schopnost operativně řešit vzniklé situace a dotahovat úkoly
• v požadovaných termínech
• profesionální, reprezentativní a diskrétní vystupování odpovídající podpoře vedení společnosti
• výborné komunikační a interpersonální dovednosti, schopnost efektivní spolupráce napříč týmy i komunikace s interními a externími partnery
• vynikající znalost českého jazyka slovem i písmem, schopnost profesionální písemné komunikace
• anglický jazyk minimálně na úrovni B1 pro běžnou pracovní komunikaci
• pokročilou uživatelskou znalost MS Office (zejména Outlook, Word, Excel a PowerPoint)
• a schopnost rychlé orientace v interních systémech a elektronických nástrojích
• časovou flexibilitu, vysokou míru spolehlivosti a schopnost zachovávat diskrétnost při práci s interními a citlivými informacemi
• schopnost pracovat systematicky, samostatně i v dynamickém prostředí s důrazem na profesionalitu a kvalitní servisní podporu vedení společnosti

Uvítáme

• předchozí zkušenost na obdobné asistentské, koordinační nebo administrativně-organizační pozici
• zkušenost s podporou vedení společnosti či managementu a koordinací interních administrativních procesů
• praxi v oblasti organizace služebních cest, firemních jednání, workshopů nebo interních akcí
• zkušenost se správou docházkové agendy, evidencí podkladů nebo prací v interních informačních systémech
• schopnost připravovat profesionální prezentace, podklady pro jednání a další administrativní dokumentaci
• orientaci v prostředí větší společnosti, ideálně v technicky, projektově nebo korporátně zaměřené organizaci
• zkušenost s koordinací více agend současně a podporou týmů v dynamickém pracovním prostředí
• aktivní a profesionální přístup k práci, ochotu učit se nové věci a podílet se na zefektivňování administrativních procesů

Naše nabídka

• zázemí stabilní a respektované společnosti Skupiny ÚJV, která je součástí Skupiny ČEZ
• smysluplnou práci v prostředí výzkumu, technologií a strategických projektů
• přátelský a profesionální tým
• odpovídající mzdové ohodnocení včetně motivačních odměn
• pružnou pracovní dobu a pracovní úvazek 37,5 hodiny týdně
• 5 týdnů dovolené a 3 dny zdravotního volna (sick days)
• širokou škálu benefitů (Cafeterie, příspěvky na penzijní a životní pojištění, stravování, zvýhodněné mobilní tarify, Multisport karta)
• možnost odborného i osobního rozvoje
• online přístup ke zdravotní platformě uLékaře.cz
• dobrou dopravní dostupnost a příjemné pracovní prostředí
• staňte se součástí týmu, který podporuje projekty s reálným dopadem na budoucnost energetiky
  a technologického výzkumu