Koordinátor/ka provozu školy & Executive Assistant

Smysl role

Hledáme člověka, který pomůže zajistit, aby každodenní život školy fungoval plynule, informace se neztrácely a požadavky nezůstávaly bez řešení.

Tato role stojí na pomezí school operations, administrativy, koordinace a podpory ředitelky školy.

Koordinátor/ka bude centrálním kontaktním bodem pro běžné provozní požadavky zaměstnanců, bude je sbírat, vyhodnocovat jejich prioritu, předávat správným lidem a sledovat jejich dokončení.

Hlavní odpovědnosti

• sběr každodenních provozních požadavků zaměstnanců školy,
• třídění požadavků podle priority a odpovědnosti,
• předávání úkolů správným členům týmu nebo dodavatelům,
• sledování rozpracovaných úkolů a jejich dotažení,
• řešení běžných operativních situací ve škole,
• administrativa spojená s provozem školy,
• příprava dokumentů, přehledů, tabulek a podkladů,
• organizační podpora vedení školy,
• asistence ředitelce školy,
• pomoc s organizací školních akcí, workshopů, návštěv, konferencí a dalších aktivit,
• komunikace s učiteli, studenty, rodiči, dodavateli a externími partnery podle potřeby,
• koordinace kalendářů, schůzek a organizačních úkolů,
• spolupráce s jednotlivými oblastmi školy – academic, admissions, marketing, student support a management,
• hlídání termínů a follow-up úkolů,
• aktivní upozorňování na situace, které vyžadují řešení.

Co od člověka potřebujeme

• výborné organizační schopnosti,
• schopnost určit priority,
• schopnost pracovat s více úkoly současně,
• samostatnost a zodpovědnost,
• schopnost věci dotahovat,
• přirozenou komunikativnost a příjemné vystupování,
• schopnost zachovat klid i v rychlém školním provozu,
• diskrétnost při práci s interními informacemi,
• velmi dobrou češtinu,
• angličtinu minimálně na úrovni B2,
• běžnou uživatelskou znalost MS Office / Microsoft 365,
• ochotu učit se nové nástroje a postupy.

Koho si umíme představit
Role je vhodná i pro šikovného absolventa nebo absolventku, který/á má vysokou míru odpovědnosti, rychle se učí a chce profesně růst.

Předchozí zkušenost ze školy nebo vzdělávací instituce je výhodou, nikoliv podmínkou.

Důležitější než počet let praxe je pro nás přístup:

Vidím → řeším → komunikuji → dotahuji.

Jak poznáme, že role funguje dobře

• lidé vědí, kam se obrátit,
• požadavky se neztrácejí,
• důležité věci mají jasnou prioritu,
• úkoly mají svého vlastníka,
• vedení školy nemusí řešit každou drobnou operativu,
• problémy se zachytí dříve, než se z nich stanou velké problémy,
• ředitelka má kvalitní organizační a administrativní podporu.