Back office manager

Hledáme posilu, která zvládne uhlídat termíny, neztratí se v administrativě, nebojí se telefonu a občas zachrání kolegy před katastrofou typu „to mělo být odeslané už včera“.

Co budeš mít na starosti?

• evidenci zahraničních pracovníků
• poštu, DHL a vše, co záhadně přistane na stole k odeslání
• skartování dokumentů (ano, někdo to dělat musí)
• zakládání dokumentů tak, aby je šlo ještě někdy najít
• překlady a administrativní podpora
• hlídání a evidování termínů, lhůt a dalších věcí, na které ostatní rádi zapomínají
• správu interních evidencí a formulářů
• objednávání kancelářských potřeb dřív, než dojde poslední propiska
• komunikaci s kolegy, partnery a úřady
• zajišťování pojištění zahraničních pracovníků
• organizaci letenek, autobusových jízdenek a související administrativy
• pomoc na projektech a práci s dokumentací
• vyzvedávání různých zásilek a pochůzky po městě
• objednávání termínů na úřadech
• pomoc zahraničním pracovníkům při řešení návštěv lékařů a dalších praktických záležitostí
• komunikaci s recepcí
• péči o návštěvy (káva, voda, úsměv)
• vytváření online schůzek v Teams/Zoom
• pomoc s přípravou kandidátů
• komunikace s klienty
• dle potřeby budete pomáhat provoznímu týmu a poskytovat podporu filipínským pracovníkům - to znamená komunikaci s klienty, pracovníky, zpracování požadavků a běžnou back office agendu
• poměr administrativy a komunikace se může měnit podle aktuálního vytížení týmu

Koho hledáme?

• Nezáleží nám na tom, jestli si říkáš asistent/ka, office manager/ka, koordinátor/ka nebo univerzální zachránce kancelářských krizí či multifunkční superhrdina/superhrdinka.
• Potřebujeme, ať jsi nezpochybnitelnou součástí našeho týmu, jako jsme my všichni ostatní.
• Hledáme někoho, kdo má rád pořádek ve věcech, umí si zorganizovat práci a nezalekne se situace, kdy je potřeba vyřešit deset různých věcí během jednoho dopoledne.
• Někdy budeš pracovat s dokumenty a tabulkami, jindy komunikovat s klienty, zaměstnanci, úřady nebo kolegy. Každý den bude trochu jiný, a právě proto tato pozice není pro každého. Určitě to ale nebude nuda.
• Potřebujeme někoho, koho zajímá skutečný výsledek – tedy jestli je věc dotažená, chyba opravená, informace dohledaná, podklad připravený a další krok jasný. Někoho, na koho se můžeme spolehnout.

Co by Ti nemělo chybět?

• schopnost samostatně přemýšlet a hledat řešení
• smysl pro organizaci a pořádek
• pečlivost a spolehlivost
• příjemné a profesionální vystupování
• komunikativní angličtina (min. B1–B2)
• aktivní řidičský průkaz skupiny B
• velmi dobrá znalost MS Office
• minimálně středoškolské vzdělání s maturitou

Co oceníme navíc?

• zkušenosti z administrativní, koordinační nebo obdobné pozice
• zkušenosti s prostředím macOS
• schopnost rychle se zorientovat v nových situacích
• chuť zlepšovat věci kolem sebe, ne jen plnit zadání

Jak poznáš, že se k nám hodíš?

• Když Tě baví mít věci pod kontrolou.
• Když si všimneš, že něco chybí, a automaticky začneš hledat řešení.
• Když Tě těší, že díky tvojí práci fungují věci hladce a bez zbytečných komplikací.
• Když dokážeš propojit administrativní přesnost, logické uvažování a komunikaci s lidmi.
• Když Ti nestačí úkol splnit, ale chceš ho dotáhnout opravdu do konce.

A ještě jedna důležitá věc:

• Pokud hledáš práci, kde budeš osm hodin denně přepisovat tabulky a čekat na další pokyn, pravděpodobně to nebude ono.
• Pokud ale hledáš různorodou práci, která není jen zaměstnáním, ale příležitostí dělat něco, co má reálný dopad na životy lidí i celé společnosti, rádi Tě poznáme.

Co nabízíme?

• práci v mladém týmu
• přátelské pracovní prostředí, kde se lidé znají jménem, ne číslem kanceláře
• různorodou práci, ve které žádné dva týdny nejsou úplně stejné, a kde budeš mít o zábavu postaráno
• práce s mezinárodním přesahem
• prostor přicházet s vlastními nápady a ovlivňovat výsledek i fungování firmy
• možnost profesního i kariérního růstu spolu s rozvojem společnosti
• flexibilní pracovní dobu
• pracovní poměr na hlavní pracovní poměr (HPP)
• odpovídající finanční ohodnocení
• pracovní telefon a notebook
• služební automobil pro pracovní účely
• moderní kanceláře v blízkosti centra Brna
• občasné služební cesty
• občerstvení na pracovišti
• stravenkový paušál i příspěvek na zábavu
• a v neposlední řadě pravidelnou canisterapii od našich čtyřnohých kolegů

A proč by Vás to u nás mohlo bavit?

Protože nehledáme člověka na jednu úzkou činnost. Hledáme kolegu nebo kolegyni, který bude součástí týmu, dostane důvěru, prostor k samostatnosti a možnost vidět skutečný dopad své práce.

Když se něco podaří, slavíme to společně. Když se objeví problém, řešíme ho společně. A když je potřeba zabrat, víme, že se na sebe můžeme spolehnout. Jsem parťáci, kteří se mají rádi a vzájemně se podporují a chceme, abys byl/a jedním z nás.