Office Managerka & Executive Assistant

GBH Defence - člen Gaudete Brüder Holding je bezpečnostní a obranná skupina zaměřená na ochranu firem, institucí, osob, majetku, citlivých informací a strategických projektů.

V civilní sekci řešíme ochranu měkkých cílů, bezpečnostní audity, výcvik, krizovou připravenost, safe-roomy, bunkry, bezpečnou infrastrukturu a digitální bezpečnost.

Pomáháme chránit školy, nemocnice, veřejné instituce, firmy a strategické objekty. Tým tvoří lidé se zkušenostmi ze speciálních jednotek, armády, policie a krizového řízení. Divizi vede **Lumír Němec**, bývalý velitel speciálních sil v Afghánistánu, bývalý příslušník SOG a velitel zvláštních operací URNA.

Máme plno zakázek, proto hledáme organizačně silného člověka, který převezme **kompletní správu kanceláře, back office, CRM, procesy, kontrolní mechanismy a executive support vedení**.

V týmu již působí **Back Office Assistant**. Tato role je vyšší, odpovědnější a vhodná pro ambiciózního člověka, který nechce jen plnit úkoly, ale chce nastavovat systém.

Při výborném výkonu může tato pozice vyrůst do připravované role:

Head of CEO Office / Ředitel/ka kanceláře CEO

Co budete dělat

Vaším úkolem bude zajistit, aby kancelář, obchodní tým, specialisté a vedení fungovali rychle, přesně a bez chaosu.

Budete mít na starosti hlavně:

- kompletní správu kanceláře na Praze 1,
- koordinaci back office a spolupráci s Back Office Assistant,
- nastavování procesů, checklistů, šablon a kontrolních mechanismů,
- dohled nad termíny, úkoly, dokumenty a návaznými kroky,
- práci v CRM Pipedrive,
- správu leadů, aktivit, pipeline a obchodních podkladů,
- přípravu nabídek, smluv, prezentací a podkladů pro jednání,
- plánování schůzek, správu kalendářů a přípravu meetingů,
- komunikaci s klienty z B2B a B2G segmentu — firmy, školy, nemocnice, úřady, instituce,
- executive support vedení — priority, zápisy, follow-upy, reporting,
- komunikaci s účetním, daňovým a interním týmem,
- koordinaci s instruktory, auditním týmem, výcvikovou sekcí a externími partnery,
- reporting vedení GBH, včetně části koordinace se zázemím na Prague Airport.

Co musíte mít

- výbornou angličtinu slovem i písmem,
- velmi dobrou organizaci práce,
- preciznost, disciplínu a dochvilnost,
- profesionální vystupování,
- samostatnost a schopnost převzít odpovědnost,
- diskrétnost při práci s citlivými informacemi,
- schopnost řídit více úkolů současně,
- schopnost dotahovat věci do konce,
- chuť nastavovat systém, ne jen čekat na zadání,
- zkušenost s administrativou, office managementem, obchodní podporou, operations nebo asistencí vedení.

Velkou výhodou bude

- zkušenost s CRM systémem, ideálně Pipedrive,
- předchozí praxe jako Executive Assistant, Chief of Staff, Office Manager/ka nebo Operations Coordinator,
- zkušenost z family office, private bankingu nebo servisu HNWI/UHNWI klientely,
- background z bezpečnostních složek státu — AČR, PČR, BIS, ÚZSI, justice, ochrana ústavních činitelů, diplomatická služba
- zkušenost z defence, security, compliance nebo jiného regulovaného sektoru,
- zkušenost s budováním týmu od nuly nebo s vedením menšího operativního týmu,
- zkušenost s režimovým prostředím, bezpečnostní kulturou nebo krizovou komunikací,
- historická nebo stávající bezpečnostní prověrka NBÚ,
- další světový jazyk.

U zkušeností ze státních složek respektujeme mlčenlivost a zákonné povinnosti.

Co nabízíme

- práci v silné bezpečnostní skupině s unikátním know-how,
- každodenní kontakt s týmem bývalých příslušníků speciálních jednotek, armády, policie a bezpečnostních specialistů,
- přímou spolupráci s vedením GBH Defence a Gaudete Brüder Holding,
- reálný vliv na nastavení procesů, reportingu a vnitřního systému firmy,
- práci na projektech spojených s ochranou firem, škol, nemocnic, veřejných institucí a strategických objektů,
- možnost poznat fungování dalších divizí skupiny — Cyber Defence, Bunkry & Infrastruktura
- vzdělávací program holdingu — bezpečnostní kultura, mezinárodní protokol, komunikace a leadership,
- přístup do profesionálního výcvikového prostředí GBH,
- taktický výcvik v rámci interního programu,
- kurz osobní bezpečnosti, sebeobrany a krizového jednání,
- práci v centru Prahy,
- dynamické prostředí bez korporátní anonymity,
- příspěvek na soukromou zdravotní péči,
- možnost vyrůst do připravované role Head of CEO Office / Ředitelka kanceláře CEO.

Pro koho tato pozice je

Pro člověka, který má rád pořádek, přesnost a strukturu.
Pro člověka, který umí držet kalendáře, termíny, dokumenty, lidi i návazné kroky.
Pro člověka, který chce být blízko vedení a vidět, jak se buduje rychle rostoucí bezpečnostní skupina zevnitř.

Je to pozice pro člověka, který chce být skutečnou organizační oporou vedení.

Jak se přihlásit

Pošlete nám:

Kdo jste — a co Vás formovalo do té profesionálky, kterou dnes jste? Krátce a osobně. Nejde o životopis. Jde o to, co Vám vystavělo charakter, disciplínu a schopnost vést.

Jak rychle a jak konkrétně byste postavila tým CEO Office? Koho byste hledala, na jaké role, v jakém pořadí?
Konkrétní lidé, konkrétní role, konkrétní pořadí v prvních 90 dnech. Žádné obecnosti.

Tři nápady na cost-optimization nebo na vylepšení provozu.

Proč právě GBH? A proč jste si jistá, že umíte aktivně řídit skupinu z pozice Manager/CEO-Office?
Co Vás přitahuje, co Vás kvalifikuje, a co byste Vám měla vyčíst z Vaší minulé práce, abych věděl, že to zvládnete.

- profesní CV,
- motivační text,
- aktuální profesní fotografii nebo LinkedIn profil, pokud chcete — není to podmínkou.