Executive Assistant / Asistentka CEO

O Nás

Majitel působí souběžně ve více firmách — od marketingu přes technologie až po další podnikatelské projekty. Skupina se postupně rozrůstá s jasnou vizí: budovat silný holding.

ON BOARD — B2B marketingová agentura · on-board.cz
Montei — vývoj digitálních a AI řešení pro firmy · montei.digital
Ondřej Štemberk — linkedin.com/in/stemberk

Hledáme pravou ruku pro majitele skupiny firem — někoho, kdo mu uleví od operativy a zajistí, že se věci opravdu dějí.
Nejde o pozici, kde se "jen" plní úkoly. Jde o člověka, který vidí, co je potřeba, domyslí kontext a pomůže dotáhnout věci do konce.

Na čem budete pracovat

Správa diáře a příprava schůzek

Kalendář majitele není jen seznam událostí — každá schůzka potřebuje kontext. Tvým úkolem je zajistit, aby byl majitel vždy připravený: správný čas, správné místo, správné podklady.

• Správa kalendáře včetně navazujících bloků — čas na přípravu, cestu, rezervu
• Před každou schůzkou: adresa, jméno kontaktu, stručná rešerše protistrany
• Hlídání kolizí a upozornění na blížící se termíny

Koordinace projektů a externích spolupracovníků

Toto je jádro role. Majitel vede souběžně více projektů — obchodní jednání, nové akvizice, rozvoj firem. Tvým úkolem je mít přehled, koordinovat externí dodavatele a zajistit, že se věci nezaseknou. K tomu ti pomáhají nastavené procesy a nástroje.

• Hlídání termínů a popohánění externích spolupracovníků, aby dodali včas
• Komunikace s třetími stranami namísto majitele tam, kde to jde
• Pravidelný přehled a připomínání dalších kroků — včetně těch, které musí udělat majitel

E-mail a komunikace

• Každodenní třídění pošty — rutinní zprávy vyřizuješ samostatně, důležité předkládáš jako hotový draft
• Zachycení faktur a platebních termínů, předání účetní
• Cíl: majitel řeší jen to, co bez něj opravdu nejde

Podpora obchodu a CRM

Většina obchodních příležitostí jde přes majitele osobně. Tvým úkolem je zajistit, že se žádná neztratí — a že CRM odráží realitu.

• Zadávání a aktualizace kontaktů, stavů a hodnot obchodních případů
• Podpora při přípravě nabídek a smluv ze šablon

Administrativní a HR agenda

• Smlouvy, mzdy, nabídky — to vše máme zmáknuté v šablonách a se zapojením externí HR manažerky a právníka. Tvoje role je zajistit, aby administrativní kolečko běželo spolehlivě a včas.
• Měsíční příprava podkladů pro mzdy a docházku
• Příprava smluv, nabídek a NDA ze šablon — správa Google podpisů a workflow
• Předávání dokumentace účetní bez nutnosti součinnosti majitele

Chod kanceláře

Vila 29 je vizitkou firem — a ty zajistíš, aby vždy dobře fungovala.

• Zásobování (káva, kancelářský materiál), objednávky přes Alzu a další dodavatele
• Přijímání klientů — uvítání, příprava občerstvení, navigační pokyny
• Koordinace s externím úklidem a drobné provozní záležitosti

Koho hledáme

Osobnostní předpoklady

• Systematičnost — věci třídíte, evidujete a dotahujete, žádná položka vám nespadne pod stůl
• Proaktivita — vidíte, co přijde, a připravíte to dřív, než vás o to někdo požádá
• Spolehlivost — na termíny a komunikaci se lze plně spolehnout bez kontroly
• Diskrétnost — práce zahrnuje citlivé obchodní informace z více firem
• Komunikace — přirozená čeština v psané i mluvené formě, schopnost formulovat jasné zprávy a drafty

Znalosti a dovednosti

• Excel / Google Sheets — vzorce, formátování, přehledné výkazy
• Profesionální formátování dokumentů (Word, Google Docs)
• Aktivní práce s AI nástroji (Claude, ChatGPT) pro přípravu textů, rešerší, draftů
• Schopnost zpracovat rešerši o klientovi nebo partnerovi před schůzkou
• Orientace v chodu agentury nebo skupiny firem je výhodou

Co nabízíme

• Plný úvazek, práce z kanceláře Praha 5, Vrchlického 29 (vlastní parkoviště)
• Mzda adekvátní rozsahu a náročnosti pozice, dle zkušeností a dohody
• Roli, která roste — skupina se rozrůstá a s ní i prostor pro tuto pozici
• Podporu vzdělávání (placené kurzy)
• Přátelské prostředí, reálné projekty, dogs friendly office
• Týmové akce — bowling, teambuildingy a další
• Bonusy

Výběrové řízení

1. Krátký telefonický prescreening
2. Praktické zadání — ukázka přístupu k reálnému úkolu
3. Osobní setkání v kanceláři

Pokud tě baví mít věci pod kontrolou a vidět, jak se projekty díky tobě opravdu posouvají — a bavilo by tě být součástí něčeho, co se neustále rozvíjí — rádi tě poznáme.