OFFICE MANAGER

O nás

Jsme rychle rostoucí poradenská společnost zaměřená na data, technologie a business consulting, která spolupracuje s českými i mezinárodními klienty. Pomáháme organizacím uspět díky chytrému využití dat, technologií a analytiky. Budujeme štíhlou a profesionální organizaci navrženou pro udržitelný růst a budoucí exit.

Role

Jako Office Manager / Operations budete klíčovou oporou každodenního fungování společnosti. Vaším cílem bude zajistit, aby provozní a administrativní procesy probíhaly plynule, přehledně a podle definovaných pravidel.

Jedná se o koordinační provozní roli, nikoliv rozhodovací nebo HR pozici.

Budete úzce spolupracovat s CEO, People & Engagement Partnerem, vedoucími jednotlivých unit, externím účetnictvím a CFO.

Hlavní odpovědnosti

Provoz kanceláře a správa prostor

• každodenní chod kanceláře
• komunikace se správou budovy a dodavateli
• zajištění kancelářských potřeb, občerstvení a návštěv
• logistika interních meetingů, workshopů a firemních akcí

Administrativa a interní koordinace

• správa dovolených a absencí (e-mailová evidence)
• koordinace on-boardingu a off-boardingu (dokumenty, přístupy, logistika)
• vedení základní administrativní evidence
• provozní podpora vedení společnosti (nejedná se o osobní asistenci)

Pokladna a zaměstnanecké výdaje

• správa firemní pokladny
• správa proplácení zaměstnaneckých výdajů (aktuálně fyzickou formou s dokumentovanou kontrolou)
• formální kontrola účtenek a podkladů
• předávání výdajů ke schválení dle stanovených limitů

Přijaté faktury

• jednotné vstupní místo pro faktury dodavatelů a kontraktorů
• formální kontrola úplnosti (částka, DPH, splatnost)
• předání odpovědným cost ownerům pro věcné schválení
• zaslání schválených faktur externímu účetnictví k zaúčtování a úhradě

Standardizované dokumenty (NDA, smlouvy)

• práce se schválenými šablonami (NDA, rámcové smlouvy apod.)
• koordinace interní distribuce dokumentů
• zajištění správného oběhu, podpisů a archivace dokumentů

Podpora náboru – pouze administrativní

• zveřejňování pracovních inzerátů
• komunikace s kandidáty
• plánování pohovorů
• vedení přehledu náborového pipeline

Profil, který hledáme

• velmi organizovaná, spolehlivá a systematická osobnost
• důraz na detail
• schopnost pracovat se systémy a administrativními procesy
• klidný a servisně orientovaný přístup
• schopnost dodržovat procesy a eskalovat výjimky
• angličtina minimálně na úrovni B2+
• zkušenost ze scale-upu nebo menší profesionální společnosti je výhodou

Co nabízíme

• flexibilní pracovní dobu
• úvazek 0,8 FTE
• částečný home office
• profesionální, ale přátelské prostředí
• kancelář v centru Prahy
• dlouhodobou stabilní spolupráci
• konkurenceschopné finanční ohodnocení a standardní zaměstnanecké benefity