Operations & Back Office Assistant

Do našeho týmu hledáme posilu na pozici Operations & Back Office Assistant, který/á bude zajišťovat plynulý chod kanceláře, podporu zaměstnanců a administrativní agendu. Součástí role je práce na recepci, kde budete vítat naše obchodní partnery a zajišťovat hladký průběh návštěv. Rovněž budete podporou oddělení HR a financí – od pomoci s personálními dokumenty, přes organizaci školení/jazykové výuky a služebních cest, až po administrativu spojenou s fakturami a majetkem.

Naše recepce je sdílená mezi dvěma kolegy, každý má svou vlastní agendu a některé úkoly se vzájemně překrývají. V případě absence jednoho se vzájemně zastoupíte, tudíž hledáme člověka, který se dokáže přizpůsobit a samostatně zvládat různé oblasti práce.

Nástup ideálně nejpozději 1.10. - nejlépe však IHNED

Vaše role a odpovědnosti:

• správa kanceláře a zajištění jejího chodu (nákup a evidence kancelářských potřeb, správa skladu, péče o kuchyňku a zasedací místnosti, organizace úklidu a drobných oprav)
• administrativa a dokumentace (evidence a správa dokumentů, datové schránky, pojištění, smlouvy, faktury, podpora HR při úpravách dokumentů)
• správa majetku a služeb (přiřazení majetku zaměstnancům, předávací protokoly, evidence v systému, komunikace s poskytovateli služeb, správa služebních telefonních čísel)
• organizace pracovních cest a meetingů (zajištění dopravy, ubytování, občerstvení, péče o návštěvy)
• organizace firemních akcí ve spolupráci s HR
• organizace jazykových lekcí, komunikace s jazykovkami
• každodenní podpora zaměstnanců a komunikace s obchodními partnery

Koho do týmu potřebujeme:

• Proaktivního člověka, který jen nečeká na zadání úkolů, ale sám/sama si všimne, co je potřeba udělat a pustí se do toho,
• Iniciativní osobnost přicházející s nápady na zlepšení procesů a fungování kanceláře, ať už jde o administrativu, organizaci nebo podporu týmu,
• Samostatného profesionála/ku, který se nebojí řešit i věci, které nezná – umí si zjistit potřebné informace, zeptat se správných lidí a dotáhnout úkol do konce,
• Osobu, s přirozeným drivem – dokáže kolem sebe rozhýbat věci, propojit kolegy a udržet energii v týmu
• Praktický přístup: spíše než hledání důvodů, proč něco nejde, hledá cestu, jak to udělat

Bez čeho se u nás neobejdete:

• Zkušenost z podobné pozice (oblast strojírenství výhodou)
• Práce s Outlook, MS Teams, Excel a Word na dobré úrovni
• Plynulá čeština slovem i písmem
• Komunikativní znalost angličtiny nutností – máme pobočky ve Slovinsku, US & Canada

Superpowers, které oceníme a jsou velkým plus:

• ŘP sk.B – aktvní řidič
• Baví vás práce s Canvou či podobnými nástroji
• Zajímáte se o správu sociálních sítí
• Máte nějakou zkušenost s HR, nebo vás tento obor zajímá

Co nabízíme:

• stabilní zázemí firmy s tradicí a globálním dopadem
• nenabízíme prostředí korporátního giganta ani nejistotu startupu
• čeká Vás spousta zajímavých projektů, jejichž realizaci budete mít ve svých rukách
• různorodou práci, kde se nebudete nudit
• možnost zapojit se do zlepšování procesů a fungování kanceláře
• 25 dnů dovolené + 3 dny volna navíc
• stravenkový paušál
• multisport kartu s příspěvkem 50%
• kurzy cizích jazyků plně hrazené zaměstnavatelem
• zastávku MHD hned u kanceláří
• parkoviště pro zaměstnance vzdálené asi 7 minut chůze
• kolárna i sprcha pro cyklisty k dispozici :-)
• sportovní nadšenci mohou využít gym hned v přízemí budovy