Front Office Administrator (Koordinátorka kanceláře)

Hledáme spolehlivou a organizovanou osobnost, která se stane srdcem naší kanceláře.
Na této pozici budete zajišťovat plynulý chod recepce a administrativní podporu týmu, spravovat poštu, docházku a drobnou účetní agendu, komunikovat s dodavateli i klienty a podílet se na interních procesech společnosti.

Pokud máte rádi pořádek, preciznost a komunikaci s lidmi, role Front Office Administrator (Koordinátorka kanceláře) je pro vás ideální kombinací administrativní i organizační práce v profesionálním prostředí.

Náplň práce

Zpracování příchozí a odchozí pošty

• Zajištění správné distribuce příchozí pošty a příprava odchozí korespondence.
• Koordinace doručování a odesílání dokumentů s interními odděleními.
• Organizace a sledování zásilek prostřednictvím kurýrních služeb v rámci České republiky i do zahraničí.
• Kontrola a potvrzení doručení zásilek.
• Po převzetí zásilek od kurýra jejich skenování a archivace v souladu s interními postupy.

Docházka a jazykové kurzy

• Vedení evidence docházky zaměstnanců v kalendáři a timesheetu.
• Koordinace jazykových kurzů pro zaměstnance.
• Komunikace s jazykovou školou ohledně rozvrhu kurzů a účasti zaměstnanců.
• Administrativní zajištění kurzů (přihlášky, fakturace, docházka apod.).

Mzdová a účetní administrativa

• Příprava podkladů pro externí mzdovou účetní.
• Kontrola přesnosti docházky a úplnosti údajů potřebných pro zpracování mezd.
• Příprava podkladů pro účetní oddělení a správa pokladny kanceláře.
• Administrace registrací a změn zaměstnanců v interním systému Multisport.
• Řešení dotazů zaměstnanců ohledně Multisport karet.

Správa datových schránek

• Kontrola datových schránek klientů a společnosti Vistra (cca 50 schránek) jménem klientů.
• Přehled, stručný překlad a předání zpráv klientům nebo příslušným interním oddělením (Účetnictví, Mzdy, MCS).

Podpora při náboru nových zaměstnanců

• Vystavování pracovních inzerátů a vyhledávání vhodných kandidátů.
• Předvýběr uchazečů na základě životopisů a kvalifikace.
• Organizace a koordinace termínů pohovorů.
• Zakládání a aktivace čipových karet v systému Skyla.
• Zajištění přístupových karet do budovy a kanceláře pro nové zaměstnance.

Správa kanceláře a kancelářských potřeb

• Komunikace s dodavateli a servisními partnery.
• Objednávání kancelářských potřeb a vybavení.
• Správa tiskáren, zajištění oprav a údržby.
• Zajištění aktivace, změn a rušení mobilních a pevných linek pro zaměstnance, včetně změn tarifů nebo telefonních čísel.
• Koordinace objednávek nových telefonů a řešení problémů s operátorem.
• Práce s online portálem O2 (objednávky, faktury, správa datových tarifů a roamingu).

Správa sídel společností

• Kontrola nové korespondence pro společnosti se sídlem na adrese.
• Zajištění výroby nových označení sídel společností

Archivace, BOZP a inventury pokladny

• Podpora při archivaci dokumentů.
• Spolupráce při zajištění agendy BOZP a PO.
• Provádění pravidelných inventur pokladny.

Pokladna klientů / denní bankovní a platební operace

• Evidence přijatých faktur a jejich předávání účetnímu oddělení.
• Zajištění přeúčtování nákladů, kde je to relevantní.
• Stahování denních výpisů z banky a jejich zpracování v interním systému.
• Nahrávání platebních příkazů do banky.
• Kontrola přijatých plateb od klientů a ověřování správnosti bankovních transakcí.
• Podpora při uzávěrce měsíce v oblasti bankovních transakcí.

Fakturace a upomínky

• Distribuce měsíčních faktur pro Českou republiku a Slovensko v souladu s interními procesy a požadavky klientů
• Odesílání upomínek klientům s neuhrazenými fakturami
• Pravidelná kontrola a aktualizace kontaktních údajů klientů pro zasílání faktur
• Přeúčtování nákladů (kurýr, notář, překlady)
• Příprava timesheetů pro klienty.